Un bon modèle ne se contente pas de lister les pièces : il guide la description, prévoit les relevés de compteurs, le décompte des clés et un espace pour les observations et les photos. Téléchargez-le au format Word ou PDF, ou remplissez-le directement en ligne. Cette page explique ce que contient le modèle et comment l’utiliser pour éviter tout litige en fin de bail.
Un modèle structuré pièce par pièce
Le document propose une grille détaillée : pour chaque pièce (séjour, chambres, cuisine, salle de bains, WC, dégagements, annexes), vous décrivez l’état des sols, des murs, des plafonds, des ouvertures et des équipements. Cette granularité est essentielle : un état des lieux trop vague, qui se contenterait d’indiquer « bon état » sans détailler, perd l’essentiel de sa valeur lorsqu’un désaccord survient à la sortie.
Le modèle intègre aussi les éléments souvent oubliés dans les versions improvisées : relevés des compteurs d’eau, d’électricité et de gaz, nombre et type de clés, badges et télécommandes remis, ainsi qu’un emplacement pour consigner d’éventuelles réserves.
Entrée et sortie sur le même document
Pour faciliter la comparaison en fin de bail, notre modèle permet de consigner l’état d’entrée et l’état de sortie côte à côte, dans deux colonnes distinctes. Vous identifiez ainsi d’un seul coup d’œil les évolutions intervenues pendant l’occupation, et vous distinguez sans ambiguïté l’usure normale (vétusté), à la charge du bailleur, des dégradations imputables au locataire.
Pour aller plus loin, vous pouvez annexer une grille de vétusté : elle applique un abattement selon l’ancienneté de chaque élément et neutralise une grande partie des contestations sur le dépôt de garantie.
Formats disponibles
- Word (.docx) : pour adapter le modèle à la configuration exacte de votre logement (nombre de pièces, équipements spécifiques) ;
- PDF : à imprimer pour le remplir sur place, le jour de la remise des clés, stylo en main ;
- Version en ligne : avec ajout de photos à l’appui et signature électronique des deux parties.
Conseils pour un état des lieux incontestable
Au-delà du modèle, quelques bonnes pratiques font la différence : réalisez l’état des lieux à la lumière du jour, prenez le temps de tester les équipements (robinetterie, chauffage, volets), photographiez chaque pièce et les éventuels défauts, et faites signer chaque page par les deux parties. Conservez un exemplaire complet annexé au bail.
Adapter le modèle à chaque type de logement
Un bon modèle d’état des lieux doit pouvoir s’adapter à la configuration réelle du logement. Pour un studio, la grille se concentre sur la pièce principale, le coin cuisine et la salle d’eau ; pour une maison, elle s’étend aux étages, au garage, aux dépendances et au jardin. Dans un logement meublé, le modèle doit être complété par un inventaire du mobilier. Au-delà des pièces, pensez à décrire les éléments souvent négligés : l’état des radiateurs, des détecteurs de fumée, des prises et interrupteurs, des placards intégrés, ou encore d’une terrasse ou d’un balcon. Plus le modèle colle à la réalité du bien, plus l’état des lieux sera difficile à contester.
Bien décrire l’état : le vocabulaire qui protège
La valeur d’un état des lieux tient en grande partie à la précision de ses descriptions. Évitez les mentions passe-partout comme « bon état » appliquées uniformément à tout le logement : elles ne permettent pas de trancher un désaccord. Préférez un vocabulaire gradué et localisé. On distingue par exemple l’état neuf, le bon état, l’état d’usage et le mauvais état, et l’on précise toujours la nature et l’emplacement d’un défaut : « rayure de dix centimètres sur le plan de travail », « auréole d’humidité dans l’angle du plafond de la salle de bains », « impact sur la porte d’entrée côté intérieur ». Cette rigueur descriptive, appuyée par des photos, constitue la meilleure protection des deux parties.
Signature et nombre d’exemplaires
Une fois l’état des lieux rempli, il doit être signé par le bailleur (ou son représentant) et par le locataire, puis établi en autant d’exemplaires que de parties. Chaque signataire conserve un exemplaire daté, et un autre est annexé au contrat de location. En colocation, prévoyez un exemplaire par colocataire signataire. La signature électronique est aujourd’hui pleinement admise : elle a la même valeur que la signature manuscrite et facilite la conservation du document. Veillez à ce que chaque page, et non seulement la dernière, porte un paraphe ou une signature, afin qu’aucune ne puisse être contestée ou substituée.
Du modèle papier à l’état des lieux numérique
Le modèle Word ou PDF reste un bon point de départ, mais il atteint vite ses limites lorsqu’il faut gérer plusieurs biens ou comparer l’entrée et la sortie. L’état des lieux numérique conserve l’entrée en mémoire, propose automatiquement la comparaison au moment de la sortie, intègre les photos directement dans le document et permet la signature à distance. Pour un bailleur qui réalise plusieurs états des lieux par an, ce gain de temps et de fiabilité justifie largement le passage à une solution dédiée, tout en garantissant la conformité au décret de 2016.
Article rédigé par l'équipe DocuCeo. Contenu informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Dernière mise à jour : juin 2026. Sources :décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (Légifrance).