Notre outil calcule ce solde et prépare le décompte à transmettre au locataire. Cette page explique la méthode et les obligations associées.
Pourquoi régulariser les charges ?
Les provisions sur charges versées chaque mois par le locataire sont des acomptes. Une fois par an, le bailleur doit vérifier si le total des provisions correspond aux dépenses réelles récupérables. Si les provisions ont dépassé les dépenses, il rembourse le trop-perçu ; si elles étaient insuffisantes, il réclame un complément. Cette régularisation garantit que le locataire paie exactement les charges qui lui incombent, ni plus, ni moins.
La méthode de calcul
Le calcul est simple dans son principe : solde = total des dépenses récupérables de l’année − total des provisions encaissées. Un solde positif signifie que le locataire doit un complément ; un solde négatif, que le bailleur lui rembourse la différence. L’outil additionne les provisions versées, récapitule les dépenses récupérables par nature et affiche le solde à régulariser.
Un exemple concret
Supposons 80 € de provisions mensuelles, soit 960 € sur l’année. Si les dépenses réelles récupérables s’élèvent à 1 040 €, le locataire doit un complément de 80 €. Si elles ne sont que de 900 €, le bailleur lui rembourse 60 €. Le décompte doit détailler les postes (eau, chauffage, entretien, taxe d’ordures ménagères) pour être transparent.
Les obligations d’information
Un mois au moins avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire le décompte des charges par nature et, en immeuble collectif, le mode de répartition. Il tient les justificatifs à disposition pendant six mois. L’outil génère ce décompte, prêt à transmettre. Rappelons que les charges se prescrivent par trois ans : la régularisation peut porter sur les trois dernières années.
Article rédigé par l'équipe DocuCeo. Contenu informatif, ne constitue pas un conseil juridique. Dernière mise à jour : juin 2026. Sources :article 23 de la loi du 6 juillet 1989 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987.